Problemas típicos do Microsoft Outlook

Depois do fim do Outlook Express que era um programa básico, simples e leve para utilizar e-mails e grupos de notícias, não restou muita alternativa e utilizar o Microsoft Outlook. O anterior ou Outlook Express era gratuito e vinha junto com todos os Windows e parou na criação do Windows 7.

Já o Microsoft Outlook é comprado e vem no pacote Office e ao contrário do anterior é pesado, robusco e com excesso de recursos e firulas dos quais só um escritório com uma secretária dedicada irá utilizar bastante de seus recursos.

Diga-se de passagem ele é chato para configurar, para fazer cópias de segurança, para restaurar e tudo que você pensar. Até para abrir demora muito.

Mas para uma pessoa organizada e sem muitas dificuldades com informática pode ser uma boa opção. Eu também não tenho escapatória, como professor eu tenho que mecher em tudo que é mais usual para aprender a usar e a configurar para ajudar meus alunos.

Problemas básicos do Microsoft Outlook

As soluções foram testadas no Microsoft Outlook 2007 e Microsoft Outlook 2010 (a versão mais recente até o início de 2012), mas com um pouco de criatividade também podem ser adaptadas para versões anteriores.

1. Seus dados sumiram

O arquivo de dados do Outlook (chamado Outlook.pst) guarda um monte de informações, incluindo seus e-mails, seus contatos e compromissos da agenda. Se algo destruir ou corromper este arquivo, você terá problemas. E como o programa lida com ele de uma forma própria, sua rotina regular de backup (você tem uma, certo?) pode não estar protegendo estes dados.

O primeiro passo é encontrar o arquivo e se certificar de que você está fazendo backup dele. No Outloook 2007 selecione o menu Ferramentas / Configurações de Conta para abrir a janela Configurações de Conta. Na versão 2010 o caminho é o menu Arquivo, depois Informações / Configurações de Conta e Configurações de Conta de novo (sim, é redundante).

Clique na aba Arquivos de Dados. Selecione o item correspondente à sua caixa de correio na lista e clique no botão Abrir pasta (na versão 2007) ou Abrir local do Arquivo (na 2010). Uma janela do Windows Explorer irá surgir, mostrando a pasta onde o Outlook armazena seus dados.

Para fazer um backup, feche o Outlook mas mantenha a janela do Explorer aberta e copie todo o conteúdo da pasta para um HD externo. Melhor ainda, anote o caminho até a pasta e certifique-se de que seu utilitário de backup também está copiando ela.

De posse de um backup, veja como fazer quando o pior acontecer e você perder seus dados:

» Reinstale o Outlook e siga o assistente de configuração. Isto irá criar um novo arquivo de dados, porém vazio.

» Com o programa aberto, abra o Assistente para Importação e Exportação. No Outlook 2007 selecione o menu Arquivo e Importar e Exportar. Na versão 2010 clique na aba Arquivo e em Abrir/Importar.

» No assistente, selecione a opção Importar de outro programa ou arquivo e clique em Avançar.

» Quando o assistente perguntar o tipo de arquivo, selecione Arquivo de Pasta particular (.pst) no Outlook 2007, ou Arquivo de Dados do Outlook (.pst) no Outlook 2010.

» Na página seguinte do assistente, clique no botão Procurar e encontre a cópia de segurança de sua pasta do Outlook. Selecione o arquivo de dados, chamado Outlook ou Outlook.pst

» Prossiga com o assistente, selecionando as opções Pastas Pessoais, marque Incluir subpastas e clique em Finalizar para começar a importação dos arquivos.

2. Seu arquivo de dados ficou grande demais

Se o Outlook está se arrastando, provavelmente é hora e colocar o arquivo de dados em um regime. Por padrão o Outlook 2007 pode lidar com um arquivo de até 20 GB, e o Outlook 2010 até 50 GB. Estes limites podem ser ampliados mas, francamente, você terá desempenho melhor se diminuir o tamanho do arquivo.

Encontre o arquivo de dados (seguindo a dica anterior) e verifique seu tamanho (clique nele com o botão direito e selecione o item Propriedades… no menu). Faça isso novamente para acompanhar as mudanças no tamanho à medida em que segue as sugestões abaixo:

Vamos começar compactado o arquivo. No Outlook 2007 clique no menu Arquivo e em Gerenciamento de Arquivo de Dados… Selecione sua caixa de correio, clique em Configurações e em Compactar Agora. No Outlook 2010 clique na aba Arquivo, em Informações, em Configurações da Conta, e de novo em Configurações da Conta. Clique na aba Arquivos de Dados na janela que surge. Selecione o arquivo correspondente à sua caixa postal, clique em Configurações, na aba Avançado, no botão Configurações de Arquivos de Dados do Outlook e em Compactar Agora.

Se a redução no tamanho do arquivo não for suficiente, experimente arquivar as mensagens e compromissos antigos, o que irá movê-los para um outro arquivo .pst (o padrão é archive.pst). No Outlook 2007 clique no menu Ferramentas e em Opções. Clique na aba Outras e no botão AutoArquivar. No Outlook 2010 clique na aba Arquivo e em Opções. Agora clique em Avançado e no botão Configurações para AutoArquivar. Lá você encontrará várias opções do que arquivar.

Você também pode arquivar os itens antigos imediatamente, em vez de esperar pela próxima vez em que isso aconteça automaticamente. No Outlook 2007 selecione Arquivo / Arquivo Morto. No 2010 clique na aba Arquivo e então em Informações. Clique no botão Ferramentas de Limpeza, e então em Arquivar.

O Outlook tem mais ferramentas para ajudar na organização. Na versão 2007 clique no menu Ferramentas e em Limpar Caixa de Correio para encontrá-las. No Outlook 2010, clique no menu Arquivo, em Informações e no botão Ferramentas de Limpeza, e então em Limpar Caixa de Correio.

Após fazer todo o possível para arquivar e limpar seus dados, o arquivo Outlook.pst vai continuar com o mesmo tamanho, mas terá uma quantidade considerável de espaço vazio. Compacte-o novamente para colher os frutos de sua faxina.

3. Você está enviando spam para seus amigos

Seus contatos podem estar recebendo mensagens indesejadas que parecem estar vindo de você. Não se preocupe: provavelmente não é você quem está enviando spam, nem seu Outlook. Lembre-se que o programa e sua conta de e-mail são coisas separadas, e que você apenas usa um para acessar o outro.

O mais provável é que algum spammer tenha pego sua conta “emprestada” para envio de mensagens. Para tê-la de volta sob seu controle, experimente mudar sua senha (e use uma senha forte). Se for esse o motivo e você conseguir mudar a senha, então o problema está resolvido.

Mas se você não consegue se logar ou mudar a senha, a conta provavelmente foi invadida, e você deve contatar seu provedor de e-mail para saber como reavê-la. GMail, Hotmail e Yahoo tem um passo-a-passo do que é necessário para isto.

Uma conta invadida não é a única possibilidade. Um PC infectado com malware e acesso à sua conta de e-mail pode ser tornar parte de uma “botnet” para envio de spam. Para saber se seu computador foi afetado, faça uma varredura com um utilitário de segurança diferente de seu antivírus usual. O Anti-Malware Free da Malwarebytes, o SuperAntiSpyware Free Edition e o AVG Rescue CD geralmente fazem um bom trabalho.

Se seu computador não for o culpado, o de um amigo pode ser. Especialmente se ele e as pessoas recebendo spam vindo de “você” se conhecem. Malware pode forjar endereços de remetente nas mensagens enviadas, e geralmente escolhe um endereço aleatório na lista de contatos do PC infectado. Se os amigos que estão reclamando fazem parte do mesmo grupo social, sugira que eles também verifiquem seus PCs em busca de malware.

4. Mensagens do PC do trabalho não aparecem em casa

Se você tem o Outlook instalado em dois computadores e tentar baixar mensagens da mesma conta em ambos, provavelmente terá problemas. As mensagens que você baixar em um lugar provavelmente não estarão disponíveis no outro.

Há uma grande variedade de soluções para isto, mas a mais simples é mudar a forma como o Outlook acessa suas mensagens. Se você usa o protocolo POP3 (o padrão no Outlook) o programa irá baixar novas mensagens e apagá-las da caixa de correio no servidor. Você pode dizer ao Outlook para não apagar as mensagens, mas isso causa seus próprios problemas.

A melhor solução é mudar a forma de acesso às mensagens e usar o protocolo IMAP, que sincroniza as mensagens em um servidor com as que estão no Outlook. Assim sua caixa postal será a mesma não importa em qual computador (ou smartphone) você acessá-la.

Infelizmente não dá pra alterar uma conta existente e modificar o protocolo, você precisa criar uma nova conta, o que é feito na janela Configurações de Conta: no Outlook 2007 selecione o menu Ferramentas / Configurações de Conta. No 2010 clique no menu Arquivo, em Informações, em Configurações de Conta e novamente em Configurações de Conta.

Clique na aba E-mail e no botão Novo. Na primeira página do assistente escolha a opção Microsoft Exchange, POP3, IMAP ou HTTP, clique em Avançar e na seguinte marque o item Definir manualmente as configurações do servidor ou tipos de servidor adicionais. Quando chegar à parte que pede Informações do Servidor, indique IMAP em Tipo de Conta. Peça as outras informações (como os nomes dos servidores de entrada e saída) ao seu provedor.

Claro, esta dica só funciona se seu servidor de e-mail suportar o protocolo IMAP. Novamente, verifique com o provedor para descobrir.

5. Estes não são os contatos que eu queria.

Você procura em seus contatos, mas não encontra a informação de que precisa. Sim, você consegue ver nomes e números de telefone, mas não consegue acessar dados como a cidade onde uma pessoa mora sem fazer esforço extra.

Veja a seguir como mudar a forma como o Outlook mostra as informações de contato. As instruções são completamente diferentes no Outlook 2007 e 2010.

Outlook 2007

No painel Contatos na lateral esquerda, sob Modo de Exibição Atual, escolha o modo que mais lhe agrada. Depois clique no link Personalizar Modo de Exibição (último item da lista de modos). Na janela que surge, clique no botão Campos para escolher quais campos você quer que seja exibidos ou não, e em que ordem.

Outlook 2010

Clique na aba Exibição na barra de ferramentas, e então em Alterar Modo de Exibição (o ícone mais à esquerda). Escolha o modo de exibição que mais lhe agrada. Clique em Configurações de Exibição e, na janela que surge (chamada Configurações de Exibição Avançadas) clique no botão Colunas. Na janela Mostrar Colunas escolha quais campos quer exibir, e em que ordem.

Mais uma coisa

Algumas pessoas se confundem sobre qual Outlook estão usando. Talvez você já tenha ouvido falar que ele pode ser usado para gerenciar tarefas e compromissos, mas não consegue encontrar estes recursos em seu programa.

A resposta é fácil: você provavelmente está usando o Outlook Express, um outro programa de e-mail da Microsoft. O Outlook do qual falamos neste artigo é parte do Microsoft Office e lida com contatos, e-mail, calendários e mais. O Outlook Express só lida com e-mail.

Faça ajustes na configuração e deixe o Outlook um pouco mais rápido

Limpar anexos e mensagens, eliminar complementos e reduzir feeds RSS pode deixar o Outlook 2007 mais leve.

O seu Outlook está muito lento? Você sabe como deixá-lo mais rápido? Às vezes, o Outlook parece ter três velocidades: devagar, lento e muito lento. Demora demais para abrir e é devagar ao mandar ou receber mensagens – resumindo, demora pra fazer qualquer coisa.

Não existe uma ação única que você possa fazer para acelerar o Outlook, mas sim uma combinação de ajustes. Não podemos prometer que o programa irá virar o rei da velocidade, mas siga nossas instruções e você não vai se sentir como quem está preso no trânsito.

Primeiro, enxugue os arquivos .pst do Outlook, que nada mais são do que os arquivos anexos aos e-mails que você recebe e envia – isso por si só vai fazer muito bem ao funcionamento do programa.

Ajuda externa


O problema dos anexos no Outlook é tão grande e conhecido que uma empresa terceira desenvolveu uma solução que ajuda a diminuir o tamanho dos arquivos .pst, removendo esses anexos. O gratuito Kopf  Outlook  Attachment Remover salva anexos do Outlook, armazena-os em seu disco local e os substitui por um link para o arquivo armazenado.

Assim, você consegue abrir normalmente esse conteúdo – a diferença é a de que o Outlook irá buscar o arquivo no disco em vez dos arquivos .pst internos.

Você pode deixar que o utilitário faça uma varredura completa, ou pode preferir fazer a tarefa manualmente, e-mail por e-mail. Repare que no Outlook, vai parecer que o arquivo ainda estará lá – você verá o ícone do arquivo normalmente, mas na verdade este ficará no disco e não nos arquivos internos do Outlook.

Dica: http://www.kopf.com.br/outlook/

Ajuda interna


O Outlook 2007 inclui outra opção para reduzir o tamanho dos .pst. Vá em FerramentasLimpar Caixa de Correio e clique no botão Exibir Tamanho da Caixa de Correio. Você verá uma tela como essa abaixo.

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Haverá uma lista de pastas, juntamente com o tamanho total de casa pasta. Isso irá lhe dizer de onde você poderá tirar o maior proveito limpando e-mails. Quando identificar as maiores pastas, volte para a tela principal do Outlook e vasculhe-as com prioridade, buscando e deletando e-mails e anexos desnecessários.

Depois de ter usado essas técnicas para apagar anexos e e-mails, é hora de compactar seu arquivo .pst. Normalmente, quando você apaga arquivos, fica um espaço vazio no seu .pst que ainda ocupa bytes preciosos.

Fazer essa compactação elimina esses vazios, diminuindo o tamanho total do arquivo. Para isso, vá emArquivoGerenciamento de Arquivos de Dados e clique duas vezes na entrada Pastas Particulares. Depois clique em Compactar agora.

Agora certifique-se de que seu Outlook possui os patches mais recentes, via Windows Update. Há uma atualização em particular que é importante caso você tenha arquivos .pst grandes: Update para Outlook 2007 (KB933493). O patch foi projetado para acelerar o Outlook quando estiver usando .pst consideráveis.

Complementos
A seguir, extermine todos os acessórios (plug-ins) do Outlook que você não precisa. Há relatos de pessoas dizendo que o iTunes, por exemplo, instala um add-in no Outlook – sem se saber muito bem pra que – e que apagá-lo deixa tudo mais rápido.

Alguns suplementos podem ser removidos por meio da rotina normal de desinstalação do Windows. Outros, no entanto, não são visíveis por ali. Para estes, é necessário acessar FerramentasCentral de Confiabilidadee clicar em Suplementos.

Lá embaixo, no menu drop-down Gerenciar, escolha Suplementos de COM e clique em Ir. Na tela que vai se abrir, selecione os add-ins que você quer apagar e clique em Remover.

Também há quem diga que o Windows XP Fax Services deixa o Outlook 2007 mais lento. Se você não manda fax, pode remover esse recurso. Vá no Painel de Controle, selecione Adicionar ou Remover Software,Adicionar ou Remover Componentes do Windows. 

O mesmo vale para o Business Contact Manager. Então, caso você o tenha instalado, experimente uma desinstalação, pelo mesmo processo.

Por último, cheque seus feeds de RSS. O editor de feeds do Outlook é um excelente recurso, mas pode desacelerar tudo. Ele pode estar recebendo mais conteúdo do que o realmente necessário

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Para conferir, vá em FerramentasConfigurações de Conta, selecione a aba RSS Feeds. Você cairá numa tela como essa mostrada acima. Role sua lista de feeds, selecionando e removendo os que você não quiser mais.